Rapporteringsstatus - Påminnelser
Säkerställ att era assistenter rapporterar i god tid med hjälp av Coordinares smarta påminnelsefunktion
Se tidrapporteringens framsteg och skicka påminnelser enkelt
Coordinares nya vy "Status för närvaroregistrering och signering" är två funktioner i en - den ger en total överblick av rapporteringsstatus och erbjuder ett enkelt sätt att påminna de som glömt att slutföra sin rapportering.
Så går det till
- Gå till "Påminnelser" under "Personal"
- Välj rätt månad uppe till höger
- Klicka på "Skicka påminnelse till alla"
Klart! Nu skickas ett SMS till samtliga assistenter som inte har slutfört sin rapportering för den valda månaden.
Om påminnelse skickas igen vid ett senare tillfälle så får endast de assistenter som inte slutfört rapporteringen trots tidigare påminnelse ett nytt SMS.
Mer om funktionen
- För att skicka en påminnelse till samtliga assistenter som behöver påminnas ska filtret "Redo att ta emot påminnelse" användas (detta är valt som standard)
- Man kan skicka SMS till enskilda personer genom att använda SMS-knappen till höger om varje person i listan
- Använd filtren för Assistansberättigad och/eller Arbetsledare för att endast visa assistenter som är kopplade till personer som du ansvarar för
De assistenter som inte har slutfört den valda periodens rapportering visas automatiskt. Även assistenter som inte har slutfört rapporteringen trots att påminnelse skickats för mer än 2 timmar sedan kommer med i urvalet.
Coordinare gör ett automatiskt urval av assistenter som behöver påminnas om att slutföra sin tidrapportering. Förutom att det ska finnas schemalagd tid som inte är rapporterad och/eller signerad behöver några andra villkor vara uppfyllda:
- Mobiltelefonnummer måste finnas
- Det måste ha gått mer än 2 timmar sedan senaste påminnelsen
- Påminnelser ska vara påslaget i assistentens profil
- Påminnelser ska vara påslaget i profilen för den assistansberättigade som assistenten har arbetat hos
Som standard är påminnelser aktiverat för alla assistansberättigade och alla assistenter. Det enda ni behöver göra är att klicka på "Skicka påminnelser till alla", så sköter Coordinare resten.
Kontrollera enkelt om några assistenter saknar mobiltelefonnummer med detta filter.
Tips!
- Kontrollera om det finns assistenter med avstängda påminnelser genom att använda filtret "Tar inte emot SMS-notiser"
- Visa samtliga assistenters rapporteringsstatus genom att nollställa filtret, eller kryssa ur aktivt val i "Status för påminnelse".
I SMS-påminnelsen står följande text:
"Hej! Det här är en påminnelse om att du har pass kvar att närvaroregistrera/signera i Coordinare för [månad] [år]"
I meddelandet finns även en länk till https://app.coordinare.se för att assistenten enkelt ska komma till rapporteringen.